Nueva actualización de etiquetas de confidencialidad en Power BI Desktop

Tema: Seguridad de la información y colaboración segura Autor: [Vicente Antonio Juan Magallanes] – Microsoft MVP Power BI Fecha: Junio 2025

🔐 Colabora sin riesgos: Power BI Desktop ahora permite trabajo en equipo con archivos protegidos

En los entornos actuales donde la seguridad de los datos es crítica, cada capa de protección importa. Microsoft ha lanzado una nueva actualización para Power BI Desktop que cambia significativamente la forma en la que los usuarios pueden colaborar en informes etiquetados como confidenciales.

Anteriormente, trabajar con archivos .pbix protegidos mediante etiquetas de confidencialidad (Sensitivity Labels) implicaba ciertas barreras: solo el propietario de la etiqueta o usuarios con derechos de “coautor” podían abrir y modificar el archivo. Esto dificultaba la colaboración y obligaba a compartir versiones sin protección.

Con la nueva funcionalidad, eso cambia para bien. Ahora podrás compartir archivos PBIX cifrados sin comprometer las reglas de seguridad, y tus colegas podrán abrirlos, editarlos y republicarlos… dentro de un marco seguro y controlado.

✅ ¿Qué cambia con esta actualización?

Microsoft ha hecho una mejora clave: mayor colaboración sin perder el cumplimiento normativo.

Ahora los usuarios que tengan los permisos adecuados pueden:

📂 Abrir archivos PBIX cifrados con etiquetas de confidencialidad sin necesidad de ser autores.
✏️ Editar el archivo en Power BI Desktop, respetando la configuración de la etiqueta.
☁️ Republicar en el mismo workspace original desde donde se descargó.
🔒 Mantener el cifrado y las restricciones incluso al trabajar fuera del servicio Power BI.

🛑 ¿Qué sigue estando restringido?

Para mantener la seguridad, aún existen algunas limitaciones clave:

🚫 No se permite cambiar la etiqueta de confidencialidad desde Desktop.
📄 No se puede exportar a formatos no compatibles como .csv, .pbip o .pbit.
🏢 Solo se permite republicar en el espacio de trabajo original.

Esto garantiza que la información confidencial no se replique fuera del entorno controlado.

🎥 Mira el video completo

Para ayudarte a entender esta actualización en detalle, he preparado un video explicativo paso a paso donde:

✅ Te explico cómo se configura desde Microsoft Purview. ✅ Te muestro cómo se comporta un archivo PBIX con protección aplicada. ✅ Simulo un escenario de colaboración entre usuarios.

🔗 Míralo aquí: https://youtu.be/D7TdQXhGpcA

🧠 ¿Cómo se habilita esta funcionalidad?

Microsoft Purview debe tener configuradas las etiquetas de confidencialidad con permisos detallados:
En el portal de administración de Power BI, habilitar la opción: Permitir aplicar etiquetas de confidencialidad a contenido de Power BI.

Con eso, la funcionalidad queda activada en Power BI Desktop para los usuarios correspondientes.

🚀 ¿Por qué es importante esta actualización?

Con esta mejora, Microsoft:

Refuerza su apuesta por la protección del dato desde el origen.
Democratiza la colaboración sobre archivos sensibles sin debilitar la seguridad.
Da mayor flexibilidad a equipos de analistas, BI y cumplimiento.

Y para ti como usuario o consultor: más agilidad, más gobernanza, menos fricción.