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Paso a Paso: Integra Power BI y SQL Server con Power Apps y Power Automate

¡Bienvenidos! Muy buenos días, tardes o noches, según desde donde me leas. Hoy te traigo un tutorial práctico y paso a paso sobre cómo integrar Power BI, Power Apps y Power Automate con SQL Server para automatizar la gestión de datos, desde su visualización y actualización hasta el envío de correos automáticos. Esta combinación de herramientas de Microsoft es una poderosa solución para automatizar procesos de negocio, mejorar la eficiencia y simplificar el trabajo con datos en tiempo real. Si quieres saber cómo conectar Power BI con SQL Server, cómo crear aplicaciones en Power Apps y cómo automatizar tareas con Power Automate, ¡quédate hasta el final!

1.Conectar Power BI con SQL Server

Este es el primer paso para crear reportes en Power BI utilizando datos en tiempo real desde una base de datos SQL Server.

• Pasos:
  • Abre Power BI Desktop y selecciona Obtener datos.
  • Elige SQL Server de la lista de conectores disponibles.
  • Introduce el nombre del servidor SQL y la base de datos.
  • Selecciona el modo de conexión DirectQuery para obtener datos en tiempo real.
  • Una vez conectado, selecciona las tablas que quieres cargar en Power BI y crea visualizaciones basadas en los datos importados.

2. Crear Espacio de Trabajo

Un Espacio de Trabajo en Power BI te permite organizar y colaborar en reportes, dashboards, y datasets.

• Pasos:
  • Ve a Power BI Service (la versión web de Power BI).
  • Selecciona Espacios de trabajo en el menú lateral y luego haz clic en Crear un nuevo espacio de trabajo.
  • Asigna un nombre al espacio y define la configuración de permisos (puedes invitar a otros usuarios si es necesario).
  • En este espacio es donde alojarás tus reportes y datasets, y donde podrás compartir tu trabajo con otros usuarios.

3. Conectar la Puerta de Enlace de Datos (On-Premises Data Gateway)

Cuando los datos de SQL Server están alojados on-premises (es decir, en un servidor local y no en la nube), necesitarás una puerta de enlace para que Power BI pueda acceder a esos datos desde la nube.

• Pasos:
  • Descarga e instala la On-Premises Data Gateway desde el sitio web de Power BI.
  • Durante la instalación, inicia sesión con tu cuenta de Power BI.
  • Configura la puerta de enlace con acceso al servidor SQL local, asegurándote de que esté correctamente enlazada a la cuenta de Power BI.
  • Una vez instalada, puedes asociar la puerta de enlace a los datasets de Power BI en Power BI Service para garantizar la actualización automática de datos.

4. Crear una Aplicación en Power Apps desde Power BI Service

Power Apps permite crear aplicaciones personalizadas para interactuar con los datos visualizados en Power BI.

• Pasos:
  • En Power BI Service, selecciona el reporte donde quieres insertar la aplicación.
  • Agrega un visual de Power Apps en el reporte.
  • En el visual, selecciona la opción para crear una nueva aplicación o usar una existente.
  • Si creas una nueva aplicación, serás redirigido a Power Apps, donde puedes diseñar la aplicación, conectarla a las fuentes de datos (SQL Server) y personalizar la interfaz para que los usuarios puedan editar los datos directamente desde Power Apps.

5. Editar y Crear la Galería que Usaremos en Power Apps

En Power Apps, puedes usar una galería para visualizar y seleccionar datos provenientes de SQL Server o Power BI.

• Pasos:
  • Inserta una galería en tu aplicación de Power Apps.
  • En la propiedad Items, utiliza PowerBIIntegration.Data o conecta la galería directamente a SQL Server.
  • Configura los campos que quieres mostrar en la galería (como nombre, correo, etc.).
  • La galería te permitirá seleccionar un registro y cargar sus datos en un formulario para su edición.

6. Crear un Flujo de Power Automate para Enviar Correos

Power Automate te permite automatizar tareas como el envío de correos electrónicos cuando un usuario actualiza datos.

• Pasos:
  • Ve a Power Automate y selecciona Crear un flujo.
  • Elige el disparador Power Apps para iniciar el flujo desde tu aplicación.
  • Agrega una acción de Enviar un correo electrónico (por ejemplo, usando Outlook o Gmail).
  • Configura los campos del correo (destinatario, asunto, cuerpo) y asegúrate de que el flujo reciba los datos desde Power Apps para incluirlos en el correo.
  • Guarda el flujo y asócialo a un botón en Power Apps.

7. Crear un Flujo de Power Automate para Actualizar los Datos

Power Automate también te permite actualizar datos en SQL Server mediante una automatización.

• Pasos:
  • Crea otro flujo en Power Automate con el disparador de Power Apps.
  • Agrega una acción de SQL Server y selecciona Actualizar fila.
  • Configura los campos del registro que quieres actualizar, asegurándote de que Power Automate reciba los valores correctos desde Power Apps (ID, nombre, correo, comentario, etc.).
  • Guarda el flujo y vuelve a Power Apps para asociarlo a un botón que permitirá actualizar los datos en SQL Server directamente desde la aplicación.

Con estos pasos, hemos visto cómo puedes aprovechar el poder de Power BI, Power Apps y Power Automate para crear un flujo de trabajo completamente integrado y automatizado. Desde la conexión de SQL Server para obtener datos en tiempo real, pasando por la creación de aplicaciones personalizadas con Power Apps, hasta la automatización del envío de correos electrónicos y la actualización de registros con Power Automate. Esta integración no solo mejora la eficiencia y productividad, sino que también te permite gestionar datos de manera más inteligente y ágil. Si tienes alguna duda o necesitas más detalles sobre alguno de los pasos, no dudes en contactarme. ¡Estaré encantado de ayudarte a implementar estas soluciones en tu organización!

Con estos pasos, podrás aprovechar al máximo las capacidades de Power BI, Power Apps, y Power Automate para crear un sistema integrado que te permita visualizar, editar y actualizar datos en SQL Server, y automatizar flujos de trabajo como el envío de correos electrónicos y la actualización de registros.

Si tienes alguna pregunta o necesitas más detalles sobre alguno de los pasos, ¡estaré encantado de ayudarte!

Te comparto el canal de YouTube
https://youtu.be/-I1NmUK46eo

Vicente Antonio Juan Magallanes.