¡Bienvenidos, muy buenos días tardes o noches , según donde me leas !
En el entorno laboral actual, la gestión eficiente del tiempo y de las tareas es fundamental para el éxito de cualquier equipo. En este artículo, exploraremos cómo aprovechar al máximo las herramientas disponibles en Microsoft Teams, específicamente Power Automate y Planner, para automatizar y simplificar el seguimiento y la ejecución de tareas diarias.
Desde la creación de flujos programables hasta el envío automatizado de informes por correo electrónico, descubriremos paso a paso cómo configurar un sistema que notifique de manera precisa las actividades completadas al final de cada jornada laboral. Esta guía detallada te permitirá optimizar tus procesos de trabajo, ahorrando tiempo y recursos, mientras mantienes un alto nivel de organización y eficiencia en tu equipo.
Sigue leyendo para descubrir cómo implementar estas soluciones y llevar la productividad de tu equipo al siguiente nivel
En este caso realizaremos un pequeño paso a paso que me parece super importante
Claro está que debes tener el planner activado y con las configuraciones a realizar, en tu equipo de teams imagen 1
Primero accederemos a power , resumen planner , el plan es que cuando termine la jornada laboral nos indique específicamente que actividades se culminaron imagen 2
Crearemos un flujo programable, programamos la actividad específicamente con cada uno de los procesos a gestionar es decir que podemos colocar la hora , la periodicidad cuando se ejecutara y a que hora exactamente imagen 3
Presionamos crear y ahora buscamos la propiedad planner y creamos la opción list task imagen 4
Añadimos nuestro nombre de grupo en Teams, para posterior a ello, añadir todas las tareas seleccionadas.
Imagen 5
Creamos un agrupación con la propiedad scope , pero lo que realizamos es una agrupación ara filtrar solo la que creamos hoy y así entender como realizamos este proceso imagen 6
Le añadimos un filtrado que solo nos direccione las creadas el día de hoy, seleccionamos los valores de nuestra lista de tareas, y sumado a ello le colocamos la fecha de hoy pero con un cambio de formato para que las logremos filtrar más la fecha de hoy imagen 7 y 8
Ahora bien, procedemos a realizar específicamente, a enviar la información en una tabla es decir en un formato de tipo tabla y claro esta los correos creados específicamente para enviar la información del las nuevas tareas de hoy.Imagen 9 , 10 y 11.
Recuerda estoy forzando su ejecución, pero esto es en base a una periodicidad.
Pero para añadirle un poco mas podemos obtener el nombre de el usuario creador, y sumado a ello el proceso de validación, desde el ID creador, usamos una propiedad mas llamada get user profile , lo devuelve en una tabla y obtendríamos nuestros datos del planner por correo .imagen 13 , 14 y 15.
En conclusión, la combinación de Power Automate y Planner en Microsoft Teams ofrece una poderosa solución para simplificar y optimizar la gestión de tareas en cualquier entorno laboral. A través de la automatización de procesos y la generación de informes personalizados, hemos demostrado cómo es posible mejorar significativamente la eficiencia operativa y la colaboración dentro de un equipo.
Al implementar los pasos detallados en este artículo, los usuarios pueden experimentar una reducción en la carga de trabajo administrativo, liberando tiempo y recursos para centrarse en tareas de mayor valor. Además, la capacidad de personalizar flujos de trabajo y notificaciones garantiza que cada equipo pueda adaptar estas herramientas según sus necesidades específicas.
En última instancia, al aprovechar las herramientas disponibles en Microsoft Teams, los equipos pueden trabajar de manera más inteligente, no más dura, logrando resultados superiores con menos esfuerzo. Así, este artículo sirve como una guía práctica para aquellos que buscan maximizar la productividad y la eficiencia en su entorno laboral utilizando la tecnología disponible
Vicente Antonio Juan Magallanes.
